Le 11 octobre 2020, une nouvelle obligation est entrée en vigueur pour les entreprises. En effet, elles doivent désormais ajouter les documents qui prouvent que les informations contenues dans le registre UBO sont correctes et à jour. Il peut s'agir de copies des statuts, du registre des actions, d'un acte notarié, d'une convention d'actionnaires, etc.
Initialement, les entreprises avaient jusqu'au 30 avril 2021 pour envoyer les documents, mais ce délai a été prolongé jusqu’au 31 août 2021.
Par souci de clarté, le SPF Finances a adapté son FAQ et son manuel d’utilisation. Les points suivants sont clarifiés :
- quels sont les bénéficiaires qui doivent être enregistrés dans des situations particulières ;
- quelles sont les entités juridiques qui ne doivent pas satisfaire à cette obligation de signalement ;
- quelques processus administratifs comme le numéro d'identification pour les non-Belges dans le registre UBO
- les documents qui ne doivent pas être traduits ;
- etc.
Enfin, la loi a été adaptée dernièrement (cf. MB 18 juin 2021) et dispose explicitement que les entités assujetties, y compris les comptables, les notaires, les huissiers et les avocats, qui constatent des incohérences entre les données en leur possession et le registre UBO doivent les signaler à l’Administration de la Trésorerie du SPF Finances. Pour garantir un certain anonymat, l'identité de la personne qui signale l'incohérence ne sera pas dévoilée. Consulter le registre UBO est entièrement gratuit.
Afin d'éviter d'être soumis à des sanctions à partir du 1er septembre 2021, n'hésitez pas à consulter le FAQ et le manuel d'utilisation du SPF Finances.
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